Jak prawidłowo windykować faktury?

Co zrobić, aby Twoje faktury były opłacane w terminie?

Płatności, faktury, wierzytelności, dłużnicy. Myślę, że większość osób z branży transportowej zna te pojęcia bardzo dobrze. Firm, które opłacają swoje faktury w terminie, a nawet PRZED jest ciągle za mało. Klient opóźnia płatność dla spedycji, spedycja dla przewoźnika, przewoźnik dla dostawcy paliwa itd. Łańcuch opóźnień tworzy się bardzo szybko.

Co robić, żeby nasze faktury były opłacane jak najszybciej?

Przede wszystkimpilnować warunków zleceń:

• wystawiać poprawnie fakturę – zwracać uwagę na poprawne wpisanie nazwy firmy, NIPu, adresu;
• wysyłać na odpowiedni adres (często adres korespondencyjny jest inny niż siedziby);
• odpowiednio przeliczać faktury walutowe ;
• wysyłać faktury listem poleconym za potwierdzeniem odbioru;
• dobrze wyliczać termin płatności. W większości zleceń jest informacja, że termin liczony jest od dnia OTRZYMANIA DOKUMENTÓW, a nie od dnia, w którym my wystawiamy fakturę (stąd tak bardzo istotnym dowodem jest zwrotka z poczty).

Gdy termin się zbliża, warto wysłać email z przypomnieniem i prośbą o terminową płatność. Czasami od razu dostaniecie informacje zwrotną, kiedy wyjdzie płatność i możecie to porównać ze swoimi wyliczeniami. Jeśli termin minął, a faktura nadal nie jest opłacona, warto zadzwonić i dopytać o co chodzi. Jeśli wyczujecie, że wasz kontrahent, potocznie mówiąc, ściemnia i nie zamierza opłacić w najbliższym czasie waszej faktury - wówczas należy sięgnąć po nieco konkretniejsze środki.

Co zrobić gdy nasz kontrahent opóźnia się z terminem płatności?

Nie jest to złoty środek, ani jedyna i słuszna droga. Są to po prostu informacje, które mogą się Wam przydać w pracy.

• Wezwanie do zapłaty - na jego podstawie dłużnik ma obowiązek opłacić zaległą fakturę w ciągu 7 dni od dnia doręczenia. Jest to dobra wola wierzyciela, dająca możliwość opłacenia długu bez wchodzenia na drogę windykacyjną i sądową
• Nota księgowa na kwotę 40euro - jest to rekompensata za koszty odzyskiwania należności zgodnie z Art.10 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Opłacenie tej noty jest bezwzględnie obowiązujące, nawet jeśli kontrahent po wezwaniu do zapłaty opłaci fakturę. Nota jest rekompensatą za sam fakt opóźnienia płatności. Warto stosować tą możliwość w stosunku do nieuczciwych firm, które notorycznie się spóźniają z płatnościami i uważają to za normę.
• Wystawienie negatywnej opinii na giełdzie trans.eu - jest to możliwe tylko jeśli dokonana została akceptacja oferty na giełdzie Trans. Myślę, że warto jest wystawiać opinie na Transie zarówno pozytywne jak i negatywne, gdyż jest to pomocne dla innych użytkowników giełdy.

W sytuacji, gdy powyższe działania nie pomogą w odzyskaniu należności, należy sięgnąć po bardziej dotkliwe środki.

• zgłoszenie dłużnika do windykacji i Krajowego Rejestru Dłużników;
• jeśli to nie przyniesie skutku, pozostaje nam wejście na drogę sądową.

Takie sytuacje są nieprzyjemne dla wszystkich. Aby ich uniknąć, pamiętajcie, żeby z duża rozwagą szukać ładunków i zawierać transakcje. Bądźcie czujni, sprawdzajcie potencjalnego kontrahenta, czytajcie opinie, pytajcie innych firm czy polecają daną firmę. Bo nie sztuką jest wziąć ładunek za super stawkę, a potem nie dostać za wykonaną pracę pieniędzy. Dlatego też życzę Wam samych wypłacalnych klientów i mam nadzieję, że nie będziecie musieli zbyt często korzystać z moich „windykacyjnych” rad.