Zarządzanie czasem - czyli jak pracować efektywniej?

Spedycja to praca gdzie potrafi dziać się bardzo dużo. Każdy dzień jest inny i po każdym dniu można spodziewać się czegoś innego,  za to tę pracę lubimy. Zawsze kiedy poradzimy sobie z jednym problemem pojawia się kolejna  rzecz, której musimy poświęcić swój czas i bardzo często bywa, że tego czasu nam brakuje. Dlatego aby zwiększyć swoją efektywność, musisz wiedzieć jak zarządzać i organizować swój czas pracy. W tym artykule przedstawimy wam kilka sposobów, które możecie zastosować w codziennej pracy.

Planowanie i ustalanie celów

Specyfika pracy niezbyt pozwala aby dokładnie sobie zaplanować dzień, jednak bardzo ważne jest ustalenie i sprecyzowanie  zadań, które zamierzamy wykonać.  Zadania do wykonania można dodatkowo podzielić pod względem wagi i terminu wykonania.  Warto to wszystko sobie spisać. Listę można przygotować w ciągu 5-10 minut przed rozpoczęciem lub pod koniec pracy, dzięki temu następnego dnia od samego rana wiemy co mamy robić.  Biorąc pod uwagę, że w naszej branży w ciągu dnia wiele się zmienia i pojawiają się nowe zadania warto je dodawać do listy i ją aktualizować.

Koncentruj się na zadaniach kluczowych

Mając już sprecyzowane i ustalone zadania do wykonania najlepiej zabrać się za nie od razu i nie jak większość z nas robi od tych najłatwiejszych i najprzyjemniejszych, które bardzo często są najmniej istotne. Ważne aby w pierwszej kolejności wykonywać zadania, które sprawiają nam największy problem. Wykonuj je z samego rana, w miarę mijania dnia, Twoja silna wola będzie tracić swą moc, a szansa na zrealizowanie zadania maleć.  Wyjątkiem może być zasada dwóch minut, o której napiszemy poniżej.

Zasada 80/20

Nazywana również zasadą Pareta. Mówi o tym, że 20% Twoich nakładów i wysiłku odpowiada za 80% osiąganych efektów. Stąd również wymiennie nazywana jest też zasadą 80/20. Stosując się do tej zasady należy znaleźć te 20% wykonywanych zadań, które składa się na 80% wartości tego co robisz.

Zasada dwóch minut

Zasada ta jest bardzo prosta: "Jeśli czynność, jaką chcesz wykonać zajmie Ci 2 minuty lub mniej, zrób to od razu"

Eliminuj sprawy zabierające dużo czasu

Prześledź swój dzień pracy i określ, które zajęcie nie są ważne i dodatkowo zabierają dużo czasu. Sprawdź listę zadań i znajdź te, które możesz wyeliminować lub przekazać komuś innemu do wykonania aby zająć się ważnymi zadaniami.  Zwłaszcza, gdy chodzi o zadania, w których nie mamy doświadczenia, a ktoś mógłby wykonać je lepiej i szybciej.

Pozbądź się dystraktorów

W dzisiejszych czasach z  każdej strony jesteśmy otoczeni dystraktorami, które nas rozpraszają. Zaczynając od wszelkiego rodzaju mediów społecznościowych, przez nieustanne sprawdzanie wiadomości na ploteczkach kończąc. Poobserwuj swój dzień i zastanów się co najczęściej odrywa Ciebie od wykonywanego zadania. Postaraj się to wyeliminować, czas w pracy poświęć na pracę.   Staraj się stosować te metody każdego, aż stanie się to dla Ciebie naturalne.  Zastosowanie  już tylko kilku z tych metod, może znacząco poprawić Twoją efektywność.